Istruzioni Whistleblowing

Nord Est Multimedia S.p.a. invita tutti propri dipendenti, collaboratori, business partner e stakeholders più in generale a fare sentire la propria voce al fine di tutelare l’integrità della Società e garantire il rispetto dei principi di legalità, correttezza e trasparenza, nell’esercizio delle attività aziendali.

A tal fine Nord Est Multimedia S.p.a. ha provveduto ad attivare appositi canali di segnalazione aziendali in conformità al D.Lgs. n. 24/2023, attuativo della Direttiva UE 2019/1937.

Con il presente documento Nord Est Multimedia S.p.a. intende fornire ogni informazione utile sui canali, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni sia interne che esterne.

CHE COS’È IL WHISTLEBLOWING

In breve, il whistleblowing consiste in una rivelazione spontanea per segnalare comportamenti scorretti o illegali o comunque irregolarità in danno dell’azienda stessa o dell’interesse pubblico in generale di cui si è venuti a conoscenza in ambito lavorativo

CHI PUÒ FARE LA SEGNALAZIONE

Possono presentare una segnalazione le persone che operano nel contesto lavorativo di NEM in qualità di:

·          personale con un rapporto di lavoro dipendente

·         lavoratori autonomi, titolari di un rapporto di collaborazione

·         liberi professionisti e consulenti, fornitori

·         volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti

·         azionisti o proprietari di quote societarie

·         persone con funzione di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza

quando il rapporto giuridico è in corso, quando non è ancora iniziato se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali, durante il periodo di prova o successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso

QUALI COMPORTAMENTI POSSONO ESSERE SEGNALATI

Le segnalazioni devono avere ad oggetto comportamenti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Società di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo e che consistono in:

• illeciti commessi in violazione della normativa dell’Unione europea e nazionale di attuazione relativa ai seguenti settori:
  • a.    contratti pubblici,
  • b.    servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento al terrorismo,
  • c.    sicurezza e conformità dei prodotti,
  • d.    sicurezza dei trasporti,
  • e.    tutela dell’ambiente,
  • f.      radioprotezione e sicurezza nucleare,
  • g.    sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali,
  • h.    salute pubblica, protezione dei consumatori, tutela della vita privata e protezione dei dati personali, sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;

• atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione europea (si pensi, ad esempio, alle frodi, alla corruzione e a qualsiasi altra attività illegale connessa alle spese dell’Unione)

• atti od omissioni riguardanti il mercato interno, che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali (art. 26, paragrafo 2, del TFUE). Sono ricomprese le violazioni delle norme dell'UE in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, di imposta sulle imprese e i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l'oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle imprese.

• atti o comportamenti che vanificano l'oggetto o la finalità delle disposizioni dell'Unione Europea nei settori indicati ai punti precedenti. In tale ambito vanno ricondotte, ad esempio, le pratiche abusive quali definite dalla giurisprudenza della Corte di Giustizia dell’Ue. Si pensi ad esempio a un’impresa che opera sul mercato in posizione dominante. La legge non impedisce a tale impresa di conquistare, grazie ai suoi meriti e alle sue capacità, una posizione dominante su un mercato, né di garantire che concorrenti meno efficienti restino sul mercato. Tuttavia, detta impresa potrebbe pregiudicare, con il proprio comportamento, una concorrenza effettiva e leale nel mercato interno tramite il ricorso alle cd. pratiche abusive (adozione di prezzi cd. predatori, sconti target, vendite abbinate) contravvenendo alla tutela della libera concorrenza.

Non possono essere oggetto di Segnalazioni, divulgazione pubblica o denuncia:

• le situazioni legate ad un interesse di carattere personale del segnalante, cioè che attengono esclusivamente al rapporto individuale di lavoro, oppure ai rapporti con le figure gerarchicamente sovraordinate

• le segnalazioni relative a violazioni già regolamentate in via obbligatoria in alcuni settori speciali, alle quali continua dunque ad applicarsi la disciplina di segnalazione ad hoc (servizi finanziari, prevenzione riciclaggio, terrorismo, sicurezza nei trasporti, tutela dell’ambiente)
• le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza e difesa nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato dell'Unione europea

CARATTERISTICHE DELLA SEGNALAZIONE

Occorre fornire tutti gli elementi utili e necessari per consentire al Gestore delle Segnalazioni che riceverà la Segnalazione di condurre un’istruttoria, di procedere alle verifiche e agli accertamenti del caso, e valutare la ricevibilità e la fondatezza della Segnalazione. In particolare, dovranno essere indicati:

• le generalità del Segnalante, con indicazione della qualifica ricoperta e/o della funzione/attività svolta nell’ambito della Società (generalità che saranno tenute riservate). Si può anche scegliere di non comunicare subito l’identità, ma in un secondo momento, sebbene possa essere più facile la gestione della Segnalazione con l’immediata identificazione;
• una chiara e completa descrizione di fatti, il più possibile precisi e concordanti, oggetto di Segnalazione, che costituiscano o possano costituire una Violazione rilevante
• se conosciute, le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi i fatti oggetto della Segnalazione;
• le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto e/o i soggetti che hanno realizzato i fatti segnalati (ad esempio qualifica ricoperta e area in cui svolge l’attività)
• l’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di Segnalazione
• l’indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza dei fatti oggetto di Segnalazione
• ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti oggetto di Segnalazione ed in genere ogni altra informazione o documento che possa essere utile a comprendere i fatti segnalati.

CANALI DI SEGNALAZIONE INTERNA

Il segnalante può effettuare la Segnalazione secondo una delle seguenti modalità alternative:

• in forma scritta, tramite piattaforma informatica dedicata, reperibile al link https://grupponem.go-tell.it/#/
• in forma orale sempre tramite la piattaforma informatica
• di persona. Qualora venga effettuata una Segnalazione di persona, direttamente al Gestore delle Segnalazioni, il gestore della Segnalazione potrà aprire il form di Segnalazione per conto del Segnalante, inserendo tutte le informazioni necessarie a dare corso alla Segnalazione stessa.

Al fine di massimizzare la tutela della riservatezza raccomandiamo, in ogni caso, l’utilizzo della piattaforma informatica che è dotata di tutte le misure di sicurezza informatiche adeguate,

Nord Est Multimedia S.p.a. nel pieno rispetto del Decreto Whistleblowing, garantisce che i canali di cui sopra assicurano la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

La gestione del canale di segnalazione è affidata al Responsabile delle risorse umane.

PROCEDURE DI GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI

Il Gestore del Canale, ricevuta la segnalazione, svolge le seguenti attività:

• comunica al Segnalante un avviso di ricevimento della Segnalazione entro 7 (sette) giorni dalla data di ricezione
• mantiene le interlocuzioni con il Segnalante e chiede, se necessario, integrazioni
• dà seguito alle Segnalazioni ricevute
• fornisce riscontro al Segnalante, in merito alla Segnalazione, entro 3 (tre) mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro 3 (tre) mesi dalla scadenza del termine di 7 (sette) giorni dalla presentazione della Segnalazione

Completata una prima fase di valutazione preliminare, se la Segnalazione ricevuta viene classificata come “procedibile e ammissibile”, il Gestore delle Segnalazioni procederà con l’avvio delle verifiche e indagini interne al fine di raccogliere ulteriori informazioni di dettaglio per verificare la fondatezza dei fatti segnalati e raccoglierne adeguata evidenza, nel rispetto dei principi di tempestività, indipendenza, equità e riservatezza.

Per l’adeguato trattamento della segnalazione, potranno essere coinvolti soggetti interni o esterni, in considerazione delle specifiche competenze tecniche e professionali richieste, che non versino in conflitto d’interessi e che saranno comunque vincolati agli obblighi di riservatezza previsti dalla normativa.
All’esito dell’istruttoria, se la segnalazione risulta fondata, il Gestore delle segnalazioni si rivolgerà̀ agli organi/funzioni interne competenti per i relativi seguiti ai fini dell’attivazione di azioni preventive, correttive o disciplinari nei confronti del segnalato.

SEGNALAZIONE ESTERNA

Oltre alla segnalazione interna, il Segnalante può effettuare una segnalazione esterna all’ANAC tramite piattaforma (https://whistleblowing.anticorruzione.it/#/) se ricorrono i seguenti presupposti:

• ha già effettuato una Segnalazione interna, che non abbia ricevuto riscontro
• ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una Segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito o che la stessa segnalazione potrebbe determinare il rischio di ritorsione
• ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per l’interesse pubblico

L’ANAC:

• procede a dare avviso del ricevimento della Segnalazione esterna entro 7 (sette) giorni dalla data del suo ricevimento, salvo esplicita richiesta contraria, o salvo il caso in cui l’ANAC ritenga che l’avviso pregiudicherebbe la protezione della riservatezza della tua identità
• mantiene le interlocuzioni con il Segnalante e può richiedere, se necessario, integrazioni
• dà diligente seguito alle Segnalazioni ricevute
• svolge l’istruttoria necessaria a dare seguito alla Segnalazione, anche mediante audizioni e acquisizione di documenti
• dà riscontro entro 3 (tre) mesi o, se ricorrono giustificate e motivate ragioni, 6 (sei) mesi dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione esterna, o, in mancanza di detto avviso, dalla scadenza dei 7 (sette) giorni dal ricevimento
• comunica l’esito finale, che può consistere nell’archiviazione, nella trasmissione alle autorità competenti, in una raccomandazione o in una sanzione amministrativa

TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

I trattamenti di dati personali relativi al ricevimento e alla gestione delle segnalazioni sono effettuati da NEM, in qualità di titolare del trattamento, per il tramite dei soggetti competenti a ricevere e/o a dare seguito alle segnalazioni e del relativo personale di supporto autorizzato, nel rispetto dei principi di cui agli artt. 5 e 25 del Regolamento (UE) 2016/679 e conformemente all’informativa Whistleblowing predisposta e disponibile sul sito web.